ERP系统在中国企业实施的关键成功素

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   本文定性研究关键成功因素法(CSF)与ERP系统在中国企业实施的相互联系,该研究主采用多案例研究方法,数据通过对4个组织进行问卷调查获得。5个命题是基于现有文献中归纳的确定因素出的,并且这些命题已经在其他案例研究中得到了证实。本研究旨在探讨,以往的学术研究中得到认同的关键成功因素法,在中国企业实施ERP系统的情况下,是否值得慎重考虑。研究结果表明,在实施ERP系统的情况下,培训的质量和数量,高层管理的支持和参与以及供应商的支持,这3个因素十分重并且是中国企业的实际考核因素。 
  关键词 关键成功因素法;企业资源规划;建议;问卷调查法;多案例研究法 
  doi 1 . 3969 / j . issn . 1673 – 194 . 213 . 19. 32 
  中图分类号 F27.7 文献标识码 A 文章编号 1673 – 194(213)19- 57- 3 
  ERP系统的实施通常被视为一个复杂的大型项目,因为对于采用ERP的组织来说它承载着重大的运营和战略意义。由于许多企业意识到采用ERP可获得的利益,使得ERP系统的使用在世界范围内不断增加,在很大程度上改变了商业氛围。ERP在实现企业竞争优势方面具有重的作用,持有这样观点表明,精明的经理或负责实施的从业人员和ERP的研究人员都需知道关键成功因素(CSFs),以高ERP实施的成功机会。现有研究的重点是通过对出的因素之间的关系进行定性的分析,采用多案例研究方法,从组织影响、及时性和预算内完成等方面衡量项目实施成功与否。 
  1 文献综述 
  1.1 关键成功因素法 
  Rasmy等人1根据企业ERP项目实施的背景,定义了保证ERP实施的关键成功因素。如果在ERP实施过程中,对于企业环境等至关重的成功因素不够重视,ERP实施很可能以失败告终。ERP系统的优势只有在一个组织中成功实施才能得到体现2。采购和实施ERP系统的问题在论文中被广泛讨论3-4,大量ERP实施失败是源于实施时间过长,或者成本过高5。不过,ERP系统实施的屡屡失败促使人们更多地探索这个问题的深层原因。一系列对于这些实施失败的研究已经发现了在ERP系统实施过程中的关键因素。但是,对于在ERP系统实施6过程中最重的因素,以及不同国家和地区不同因素产生的原因并没有统一的意见。 
  在现有文献研究基础上,本文出影响ERP系统实施中的5个关键因素,见表1。 
  1.2 建议改进 
  下面的研究是通过对多个案例的研究分析,确定哪个因素是最关键的,哪些是重的(比如那些在成功项目和失败项目中无法区别的因素)和哪些是不重的。这些观点主有 
  P1选择一个合适的、有着丰富项目经验的项目经理负责实施项目,可以使ERP系统成功实施的概率得到大幅高。 
  P2 项目经理对组织中哪一级别的高级经理报告和负责,对于ERP系统实施的成功与否有着非常重的影响,级别越高,成功率就越大。 
  P3对ERP系统的最终用户进行充分有效的培训能够保证ERP系统得以成功实施。 
  P4组织最高管理层对于ERP系统的支持以及参与规划和实施能有效高ERP系统成功实施的概率。 
  P5 选择一个合适的供应商实施ERP项目对于ERP系统的成功实施至关重。 
  2 研究方法 
  现阶段研究得到的数据,是通过向4个企业发放调查问卷得到的,一个结构化的问卷包括了大部分的开放式问,命题是隐含的。所有的受访者都有相当丰富的经验,从事专业工作年限平均超过6年。参与问卷调查的受访者被求用5分制李克特量表描述每个因素,根据他们对于ERP系统实施项目的专业知识和个人经历,评价各因素的重性。对得到的数据作净化处理,以确保数据的准确性和可靠性。 
  3 案例研究 
  案例1 Heavyindus公司,一家生产重型机械的私营企业。公司成立于1989年,其主产品包括挖掘机、起重机、压路机等。公司年营业收入约2 万美元,雇员将近5 人。ERP项目开始于26年5月,最高管理层认为,他们应该利用ERP系统改善其与生产相关的活动和过程。该公司选择了SAP公司的SAP R/3 。 
  (1)过程该项目正式启动,一个全职的拥有相关经验和知识的管理者被任命为项目经理。他直接向组织负责人报告,将61%~8%的时间投入该项目,而组织的负责人把系统实现作为自己的任务,积极参与ERP系统的规划和实施。选定的供应商拥有良好的市场声誉,在ERP系统实现以及扩展公司全面支持上有丰富的经验。在适当的时间对系统用户进行必的培训,使其了解系统运行前和运行期间不同阶段的主关注点。培训包括学习软件系统和业务流程。该项目于26年12月建成。所有的员工都很容易适应新的系统,他们都很满意日常工作的自动化。实施ERP系统后发现,各种活动的运营成本大大降低,同时库存周转率、准时交货率等主指标亦有改进。 
  (2)结果该公司实施ERP系统后,组织整体绩效得到改善,尤其在库存管理和准时交付方面,成为一个具有产品竞争优势的公司,因此该案例是成功的。 
  案例2 Navigational公司是一家成立于21年7月的为汽车供导航服务的私营企业。该公司年度销售收入约1 5万美元,员工大约有5人。该公司于23年1月启动了ERP系统项目,IT经理的任务是处理日常事务。公司选定的软件是MYSAP, 同时SAP作为软件供应商。该公司希望改善组织效率,有效地控制和管理组织的活动和资源。 
  (1)过程一个拥有将近7年的项目管理经验的管理者被选中执行该项目。该经理有21%~4%的时间投入到项目中。他在公司进行软件培训,但培训用户按照最小优先级安排。他向高级经理(首席信息官)报告。外部顾问受雇供项目指导,澄清相关技术问题。但定制的软件难以适应现有机构的需求,导致时间和资金的损失。最高管理层对项目不重视。
  (2)结果最后该项目不成功,因为前期准备不足,缺乏正式的计划使其难以按期、按预算完成这个项目,没有有效改善组织绩效。 
  案例3 Retail公司,成立于1994年11月的一家私营企业。在211年,公司有约2 5名员工,2 万美元的年收入。该公司主从事服装、鞋类、电器、快餐等商品零售业务。公司于1998年启动了ERP实施项目,因为意识到他们现有的财务软件很难满足公司发展需求。该公司选择了Changy iFriends ERP作为软件供应,购买了Oracle EBS作为他们的软件包。 
  (1)过程一个富有经验的管理者被任命为项目经理,他有8%的时间投入到项目中,同时他向自己的高级经理报告。项目经理制订正式实施计划,合理规划不同活动的期限。每两周,组织的负责人检查项目实施进度。他协助供所有可能的人力物力资源解决相关行政项目。供应商供技术支持,及时解决问题(这被证明是非常有效的),重点进行适当的培训,使IT人员和最终用户更容易使用系统。培训既包括ERP系统知识和组织的业务流程,这使得用户容易适应系统。该项目于21年完工,与事先确定的公司目标相符。 
  (2)结果这个项目宣告成功,是因为它完成时间和开支都在计划之内。同时在相当大的程度上改进了业务流程,升了组织绩效,也使系统的使用更容易。 
  P1第一个命题部分得到证实。案例1和案例3两个成功的案例表明一个项目经理的选择很重,但不是强制他必须把所有的工作时间用来完成ERP系统实施项目,而他可以同时进行其他与项目无关的活动。而在案例2中项目未成功,因此项目经理的存在是必的,但投入他的全部工作时间不一定能保证项目的成功。因此,P1是部分成立的,F1被归结为最小临界。 
  P2目前的研究中支持P2,因为所有的案例显示,无论项目经理向业务部门的高级经理或者是组织的最高领导报告,项目经理的报告水平并不重,报告水平与项目实施的成功没有相关性。因此,F2不是ERP系统实施成功的关键因素。 
  P3所有的案例都支持P3,因为在所有成功的案例中都在某种意义上供了充分的培训,培训内容包括学习业务流程以及ERP系统。在没有成功的案例中,虽供了培训但是不充分,因为当中只包括学习ERP系统,最终未得到用户的接受,导致系统实施失败。这表明对最终用户培训的质量和数量与ERP系统实施的成功是正相关的,因此F3被视为一个成功的关键因素。 
  P4案例研究完全赞成P4。在所有成功的案例中,高层管理人员全心全意地参与项目相关的活动,总是努力解决问题以免造成不必的延误,并为项目及时供必的资源。高层管理人员通过定期检查项目进展来参加项目,这种参与常常显示出一个项目在组织中的重性,案例2中恰恰缺乏这种参与,高层人员的参与仅限于资金批准。 
  P5为ERP系统实施成功选择合适的供应商在案例研究中是支持的。所有被归类为成功的公司从各自的供应商那里寻求及时的支持,以解决在不同的实施阶段出现的问题。只有在不成功的案例2中,缺乏供应商的支持,公司只依赖于其聘请的顾问或矫正系统相关问题的项目经理,导致其在整改中出现问题,造成项目的延误,公司的绩效没有实质性的改进。这表明F5,即为及时解决问题,以得到支持和指导为目的进行的供应商的选择,对ERP系统实施成功是至关重的。 
  4 结 论 
  我们的研究发现为现有的、关于与中国类似的发展中国家ERP系统实施成功的关键因素的知识系统做出贡献。组织尤其是经理或是负责执行这些项目的从业人员,以及从事ERP系统业务的供应商,希望他们能够受益于这些发现,从而增加他们对成功最关键因素的关注,因此可以更加有效地管理ERP系统的实施。研究ERP系统的研究人员和学者,以这个研究的发现和建议作为基础,可以对一些主题进行进一步的探索。在中国或者是其他发展中国家背景下,这些主题对企业的ERP系统实施的成功可能是至关重的,也可以通过比较研究获得更明确的理解,进而得到某种有意义的结论。 
  主参考文献 
  1M H Rasmy, A Tharwat,S Ashraf.Enterprise Resource Planning(ERP) Implementation in the Egyptian Organizational ContextC.Proceedings of EMCIS International Conference,25. 
  2M H Markus,S Axline,et al. Learning from Adopters’ Experiences with ERPProblems Encountered and Success AchievedJ. Journal of Information Technology,2,15(4)245-265. 
  3A Singh,J Wesson. Evaluation Criteria for Assessing the Usability of ERP SystemsC//International Conference Proceedings of the 29 Annual Research Conference of the South African Institute of Computer Scientists & Information Technologists,2987-95. 
  4T Ramayah,M H Roy,et al.Critical Success Factors for Successful Implementation of ERP System in Manufacturing OrganizationsJ. International Journal of Business Information Systems,27,2(3)276-297. 
  5V Kumar,B Maheshwari,U Kumar. Enterprise Resource Planning Systems Adoption ProcessA Survey of Canadian OrganizationsJ.International Journal of Production Research,22,4(3)59-523. 
  6L Zhang,M K O Lee,et al. Critical Success Factors of Enterprise Resource Planning Systems Implementation Success in ChinaC// Proceedings of the 36th Annual Hawaii International Conference on System Sciences, IEEE, 23.